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HQ Contracts & Insurance Officer (m/f)

CONTEXTE

En tant que HQ Contracts and Insurance Officer, la personne est plus spécifiquement responsable des contrats du siège et joue un rôle de centre d’expertise en Législation Sociale et Assurances.

La personne agit de manière intègre conformément aux attentes de l’organisation en respectant la confidentialité et les engagements, et en évitant toute forme de partialité. Contacts quotidiens avec tous les membres du personnel MSF des départements Communication (dont la population F2F) et Ressources Humaines (environ 140 personnes), ainsi qu’avec les membres du personnel engagés en « Administration croisée ».

PROFIL DE LA FONCTION

POUR LES DEPARTEMENTS COM et RH, et l’ADMINISTRATION CROISEE

Gestion avant l’engagement (SAUF pour contrat INPAT avec  Work Permit)

  • Lors de la procédure de sélection, fournit au candidat qui le demande une estimation de son niveau salarial, en tenant compte des spécificités liées au poste et des informations reprises dans son CV ou dossier HR.net
  • Accompagne et conseille le candidat sélectionné dans la création ou de la mise à jour de sa fiche d’identification dans le logiciel de gestion RH (HR.net); vérifie la conformité des informations sur base des documents officiels (envoi du mail d’accueil et suivi)

Gestion des contrats Siège

  • Etablit les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière (C131B, allocations familiales…)
  • Assure le briefing en termes de contrat, assurances, job description et fiche d’induction à tout nouvel employé HQ sous contrat belge
  • Assure l’enregistrement de la Job Description dans le dossier HR.net de chaque employé (à l’engagement et à chaque changement de poste)
  • Garantit un suivi administratif des travailleurs à travers le logiciel RH

Gestion des contrats F2F

  • Personne de référence pour le suivi administratif de l’équipe F2F en collaboration avec les Team Leaders F2F, notamment : veille à informer régulièrement les Team Leaders de toute modification conséquente de l’application de la loi du Travail

Gestion des sorties

  • Suivi légal et administratif des fins de contrat (rédaction lettre de licenciement, de convention avec l’appui éventuel de notre avocat,…)

POUR TOUS LES DEPARTEMENTS

Assurances

  • Réalise la gestion administrative et la gestion des sinistres des assurances de personnes : déclarations, affiliations, désaffiliations, vérification et suivi des factures, suivi de dossier individuel, diffusion des informations,…
  • Assure le lien avec le responsable des assurances liées à l’expatriation dans le cadre des déplacements dans les missions
  • Assure le suivi des assurances hospitalisation (personnel siège, F2F et « Mobile Officer »)
  • Assure le suivi de l’Assurance Groupe
  • Met en place les dossiers de suivi pour les assurances spécifiques (décès et maladies professionnelles)

Mobilité

  • Assure la gestion de la mobilité du Personnel: encodage sur sites des fournisseurs, contrôle des factures, encodage des abonnements mensuels dans HR.net,…

Back-up Payroll

  • Assure le back-up Payroll selon les instructions établies par le HQ Payroll Officer

Communication/Documentation

  • Signale à HR.Net Team tout problème technique lié aux contrats de travail, en concertation avec le Contracts & Social Law Officer
  • Donne une assistance ponctuelle à toute demande du service relevant de ses compétences et de sa fonction ; fournit les informations liées aux Assurances nécessaires au département Finance pour les questions liées aux audits (bailleurs de fonds, …) 
  • Est la personne de référence pour toute question relative aux matières liées à sa fonction
  • Assure le suivi des dispositions légales concernant les aspects liés à sa fonction et en assure la communication aux personnes concernées
  • Participe à l’amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières en rapport avec sa fonction
  • Répond à toute question relative à ses domaines de compétences
  • Met à jour les documents/fiches techniques Back-up liés à son poste
  • Elabore et met à jour un FAQ Siège relatif à sa fonction 
  • Assure le back-up du Contract & Social Law Officer

PROFIL DU CANDIDAT

  • Diplôme en Gestion des Ressources Humaines ou Droit, ou Sciences du travail
  • Expertise en législation sociale belge basée sur une expérience de 5 ans dans le domaine, notamment en gestion de contrat de travail et assurances
  • Bonnes compétences en informatique: Word, Excel
  • Bonnes compétences en communication et en gestion des relations interpersonnelles
  • Organisé(e), méthodique et méticuleux (-se)
  • Flexible et dynamique
  • Sachant travailler en équipe et sous pression
  • Motivation pour le secteur humanitaire
  • Parfaite maîtrise du Français et du Néerlandais (oral et écrit), et une bonne compréhension de l’anglais

CONDITIONS

  • Contrat à durée indéterminée - Temps plein - basé à Bruxelles
  • Assurance Hospitalisation – Pension complémentaire – Cantine à tarif démocratique – Remboursement frais de transport (100% transports en commun)
  • Date d’entrée en fonction : immédiate

Envoyer lettre de motivation et CV avant le 26 janvier 2017 avec la référence « contrat HQ » à Muriel Moussiaux, département RH, Rue de l’Arbre Bénit 46, B-1050 Bruxelles 

ou par e-mail : recruit-hq-hr@brussels.msf.org .